Construction Administrator
Construction Administrator (Quản lý hồ sơ thi công)
Construction Administrator giám sát quá trình thi công của dự án kiến trúc — đảm bảo công trình được xây đúng bản vẽ, đúng spec, đúng quality — là cầu nối giữa Kiến trúc sư thiết kế và nhà thầu thi công.
Kiến trúc sư thiết kế công trình trên máy tính — đẹp, hợp lý, đúng kỹ thuật. Nhưng giữa bản vẽ và công trình thực có khoảng cách lớn: thợ thi công có thể hiểu sai, vật liệu có thể không đúng, kích thước có thể bị thay đổi. Người đảm bảo công trình thực sự được xây giống thiết kế là Construction Administrator.
Vai trò Construction Administrator (CA) là một role critical nhưng ít được biết đến trong ngành kiến trúc VN. Họ là người "đi công trường" thay cho Kiến trúc sư chính — đảm bảo intent thiết kế được thực thi đúng từng chi tiết.
01Construction Administrator là ai?
Construction Administrator (Quản lý hồ sơ thi công, viết tắt CA) là kiến trúc sư hoặc kỹ sư chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công của dự án kiến trúc — đảm bảo nhà thầu xây dựng đúng bản vẽ kỹ thuật, đúng spec vật liệu, đúng chất lượng đã quy định trong hồ sơ thiết kế. Họ là cầu nối giữa Kiến trúc sư thiết kế (creator) và nhà thầu thi công (executor).
Khác với Project Manager (focus timeline, budget, contract overall) — CA chuyên về technical execution và quality. Khác với Site Supervisor (giám sát thợ thi công daily) — CA tập trung design intent fidelity. Khác với QA/QC Engineer (test material, structural integrity) — CA quan tâm aesthetic và design intent. Trong quy trình Mỹ/Châu Âu, CA là phase officially named "Construction Administration"; ở VN gọi là Tác giả tác phẩm hoặc Giám sát tác giả.
- Review shop drawing từ nhà thầu trước khi thi công
- Site visit định kỳ — check thi công đúng thiết kế không
- Respond RFI (Request for Information) từ contractor
- Issue change order khi cần thay đổi thiết kế
Construction Administrator — site visit, check thi công đúng thiết kế
Construction Administrator work trong construction phase của project — sau khi design lock và construction document đã issue. Báo cáo cho Principal Architect hoặc Project Architect trong studio kiến trúc. Phối hợp với Contractor (nhà thầu), Owner Rep (đại diện chủ đầu tư), Structural Engineer, MEP Engineer, Site Supervisor của contractor. Tham gia từ pre-construction meeting đến final inspection và punch list. Project commercial/residential lớn: 6–24 tháng construction phase.
02Công việc của một Construction Administrator
1. Pre-construction: review hồ sơ và meeting
Trước khi thi công bắt đầu, CA participate pre-construction meeting với Contractor, Owner, Engineer team. Review construction document (CD): bản vẽ, spec, schedule. Identify potential issue: detail không khả thi, conflict giữa discipline, material không available. Setup communication protocol: RFI process, submittal review timeline, site visit schedule.
- Pre-construction meeting — kick-off với toàn project team
- CD review — identify potential issue trước khi thi công
- Protocol setup — RFI, submittal, site visit process
Pre-construction meeting — kick-off với toàn project team
2. Submittal & shop drawing review
Phần volume-heavy — review submittal từ contractor: shop drawing (bản vẽ thi công chi tiết), material sample (gạch, ốp, sơn, đèn), product data sheet. CA check: shop drawing có match design intent không, material có đúng spec không, lead time fit schedule không. Approve, kick back, hoặc request resubmit. Mỗi project có thể có hàng trăm submittal.
- Shop drawing review — kiểm tra match design intent
- Material submittal — sample physical, data sheet
- Approval quy trình — approved/approved as noted/revise & resubmit/rejected
Shop drawing review — match design intent với thi công khả thi
Material submittal — check spec, quality trước khi order
3. Site visit và observation
CA visit công trường định kỳ (weekly cho project lớn, biweekly cho project nhỏ). Walk-through check: framing đúng kích thước, finish đúng material, color đúng spec, detail đúng bản vẽ. Document bằng photo và field report. Identify non-conformance — bug nhà thầu fix trước khi cover up. Sau visit, submit observation report cho Owner và Contractor.
- Walk-through — check thi công đúng thiết kế
- Documentation — photo, field report
- Non-conformance log — issue cần contractor fix
Site visit — walk-through, document, identify non-conformance
4. RFI response, change order và project close-out
Daily — respond RFI (Request for Information) từ contractor khi họ gặp ambiguity trong bản vẽ. Sometimes cần issue change order khi field condition khác design (gặp underground utility, foundation problem) hoặc Owner request thay đổi. Project end — final inspection với Owner, generate punch list (defect cần fix trước handover), sign off completion certificate.
- RFI response — clarify design intent, propose solution
- Change order — formal change documentation
- Punch list & close-out — final inspection trước handover
Project close-out — final inspection, punch list, handover
03Construction Administrator cần giỏi gì?
Đọc bản vẽ kỹ thuật fluent
Phải đọc fluent: kiến trúc plan, structural drawing, MEP drawing, shop drawing. Hiểu mọi convention, symbol, abbreviation. Học từ background ĐH Kiến trúc/Xây dựng. Sách: Architectural Graphic Standards, Building Construction Illustrated của Francis Ching.
Hiểu xây dựng & vật liệu sâu
CA phải hiểu HOW công trình được xây — không chỉ WHAT thiết kế. Hiểu sequence thi công (foundation → frame → enclosure → MEP rough-in → finish), method (cast-in-place vs precast concrete), vật liệu (brick spec, concrete mix design, steel grade). Đi công trường thường xuyên là cách tốt nhất.
Project management & documentation
Phải organized — hàng trăm submittal, RFI, change order per project. Document everything: email log, field report, photo organized, file structured. Công cụ: Procore (industry standard cho construction software), BIM 360, Bluebeam Revu cho PDF markup. Học PM basic.
Mắt nhìn detail tốt
Phải spot deviation từ design intent — color tone wrong 5%, dimension lệch 1 cm, joint detail miss. Develop qua kinh nghiệm site visit hàng trăm/nghìn lần. Trick: compare photo on-site với detail drawing zoomed in.
Negotiation & conflict resolution
Contractor và Architect có incentive khác (contractor: cost, schedule; architect: design fidelity). Conflict thường xuyên. CA phải tactical — push back khi cần protect design, accept compromise khi không critical. Build relationship với contractor long-term — repeat work depends on it.
Hiểu code & regulation
Phải hiểu building code (VN: TCVN, QCVN), fire safety code, accessibility code. Đảm bảo construction đúng code, không tạo liability cho studio. Stay update với new regulation. Có certificate professional licensing (Chứng chỉ hành nghề Kiến trúc sư VN) là advantage.
04Làm cách nào để trở thành Construction Administrator?
ĐH Kiến trúc TP.HCM, ĐH Kiến trúc Hà Nội, ĐH Bách Khoa (xây dựng dân dụng), ĐH Xây dựng. CA cần fundamental kiến trúc/xây dựng sâu — 4–5 năm ĐH là pre-requisite. Curriculum focus: structural, MEP, materials, construction method.
CA không phải entry-level — cần kinh nghiệm thiết kế trước. Path chuẩn: Junior Architect (3–5 năm design experience tại studio kiến trúc) → mới chuyển sang CA role. Hoặc Junior Site Engineer tại contractor (2–3 năm construction experience).
Kinh nghiệm công trường là tài sản quan trọng nhất. Volunteer accompany Senior CA visit site, document mọi thứ học được. 1 năm intensive site visit = học bằng 3 năm office-only. Note vào personal notebook: sequence thi công, vấn đề thường gặp, solution.
Sau 3–5 năm design + site experience, request transition sang CA role trong studio. Studio kiến trúc lớn thường có dedicated CA team — propose move. Hoặc apply CA role tại studio khác. Đầu tiên có thể CA cho project nhỏ (residential), lên project lớn (commercial, institutional).
VN: Chứng chỉ hành nghề Kiến trúc sư (do Bộ Xây dựng cấp) cần thiết cho senior CA role. Yêu cầu: 5 năm kinh nghiệm sau ĐH, kỳ thi sát hạch, hồ sơ năng lực. Quốc tế: AIA (US), RIBA (UK) là chứng chỉ tương đương. Chứng chỉ tăng level CA professional.
CA có path: (1) Senior CA → CA Director tại studio lớn; (2) Independent consultant — third-party CA service cho multiple project, day rate $300–700 USD; (3) Owner Rep — switch side, work cho chủ đầu tư; (4) Project Manager — broader role. Network qua Hiệp hội Kiến trúc sư VN, AIA local chapter (nếu có expat experience). Lương: VN 25–60 triệu/tháng cho Mid CA; Senior 60–150 triệu; international (Singapore, Dubai) $5–12K USD/tháng cho Senior CA.
